PowerPoint是美国微软公司开发，功能最强的幻灯片处理软件，是Office软件系列的成员之一，用户可以编制个性化的演示文稿。PowerPoint首先引入了“演示文稿”的概念，改变了过去幻灯片零散杂乱的缺点。PowerPoint 2016在保留了以前版本的绝大部分功能的基础上，增加了一些新功能，主要是软件间的共享和网络的应用，从而使演示文稿的编制更加容易、用途更加广泛。

一、启动PowerPoint

启动PowerPoint的方法通常有以下2种：

（一）双击在Windows桌面上创建PowerPoint快捷方式图标，即可启动PowerPoint。

（二）双击系统已存在的PowerPoint文件，其扩展名为.pptx. PowerPoint将自动打开该文稿。

二、PowerPoint 2016应用程序窗口结构

正在编辑演示文稿的PowerPoint窗口（图1），可以看到，工作界面有快速访问工具栏、标题栏、选项卡、功能区、幻灯片/大纲浏览窗格、备注窗格、状态栏、视图按钮、显示比例按钮等部分组成。

图1 PowerPoint主窗口

（一）标题栏

标题栏显示当前演示文稿文件名，右端有“最小化”按钮、“最大化/还原”按钮和“关闭”按钮，最左端是快速访问工具栏。

（二）快速访问工具栏

快速访问工具栏位于标题栏左端，把常用的几个命令按钮放在此处，便于快速访问。通常有“保存”、“撤销”和“恢复”等按钮，需要时用户可以增加或更改。

（三）选项卡

标题栏下面是选项卡，通常有“文件”、“开始”、“插入”等9个不同类别的选项卡，不同选项卡包含不同类别的命令按钮组。单击某选项卡，将在功能区出现与该选项卡类别相应的多组操作命令供选择。例如，单击“文件”选项卡，可以在出现的菜单中选择“新建”、“保存”、“打印”、“打开”演示文稿等操作命令。

有的选项卡平时不会出现，在某种特定条件下会自动显示，提供该情况下的命令按钮。这种选项卡称为“上下文选项卡”。例如：在幻灯片插入某一图片，然后选择该图片，此情况下会显示“图片工具-图片格式”选项卡。

（四）功能区

功能区用于显示与选项卡相对应的命令按钮，一般对各种命令分组显示。例如，单击“开始”选项卡，其功能区将按“剪贴板”、“幻灯片”、“字体”“段落”各组操作命令。

（五）演示文稿编辑区

功能区下方的演示文稿编辑区分为三个部分：左侧的幻灯片/大纲浏览窗格、右侧上方的幻灯片窗格和右侧下方的备注窗格。拖动窗格之间的分界线可以调整各窗格的大小，以便满足编辑需要。幻灯片窗格显示当前幻灯片，用户可以在此编辑幻灯片的内容。备注窗格中可以添加与幻灯片有关的注释内容。

1、幻灯片窗格

幻灯片窗格显示幻灯片的内容，包括文本、图片、表格等各种对象。可以直接在该窗格中输入和编辑幻灯片内容。

2、备注窗格

对幻灯片的解释、说明等备注信息在此窗格中输入与编辑，供演讲者参考。

3、幻灯片/大纲浏览窗格

幻灯片/大纲浏览窗格上方有“幻灯片”和“大纲”两个选项卡。单击窗格的“幻灯片”选项卡，可以显示各幻灯片缩略图，在“幻灯片”选项卡下，显示了6张幻灯片的缩略图，当前幻灯片是第一张幻灯片。单击某幻灯片缩略图，将立即在幻灯片窗格中显示该幻灯片。

在这里还可以轻松地重新排列、添加或删除幻灯片。在“大纲”选项卡中，可以显示各幻灯片的标题与正文信息。在幻灯片中编辑标题或正文信息时，大纲窗格也同步变化。

在“普通”视图下，这三个窗格同时显示在演示文稿编辑区，用户可以同时看到三个窗格的显示内容，有利于从不同角度编排演示文稿。

（六）视图按钮

视图是当前演示文稿的不同显示方式。有“普通”视图、“幻灯片浏览”视图、“幻灯片放映”视图、“阅读”视图、“备注页”视图和“母版”视图等六种视图。例如“普通”视图下可以同时显示幻灯片窗格、幻灯片/大纲浏览窗格和备注窗格，而“幻灯片放映”视图下可以放映当前演示文稿。

为了方便地切换各种不同视图，可以使用“视图”选项卡中的命令，也可以利用窗口底部右侧的视图按钮。视图按钮共有“普通视图”、“幻灯片浏览”、“阅读视图”和“幻灯片放映”等四个按钮，单击某个按钮就可以方便地切换到相应视图。

（七）显示比例按钮

显示比例按钮位于视图按钮右侧，单击该按钮，可以在弹出的“显示比例”对话框中选择幻灯片的显示比例，拖动其右方的滑块，也可以调节显示比例。

（八）状态栏

状态栏位于窗口底部左侧，在“普通”视图中，主要显示当前幻灯片的序号、当前演示文稿幻灯片的总数、采用的幻灯片主题和输入法等信息。在“幻灯片浏览”视图中，只显示当前视图、幻灯片主题和输入法。

三、PowerPoint 2016的视图模式

（一）普通视图

在PowerPoint 2016中，新建的演示文稿默认的视图为普通视图。在此视图下，包含3种窗口：左边是大纲和幻灯片窗口，右边的上半部分是幻灯片窗口，下半部分是备注窗口。普通视图主要是用来编辑幻灯片的总体结构，也可以用来编辑单张幻灯片或者大纲。在大纲窗口里可以组织和构建演示文稿的大纲，还可以组织幻灯片的各项层次与顺序：在幻灯片窗口中，可以查看每张幻灯片中的文本外观，并可以进行文字、图形和图片等的编辑：在备注窗口中，可以添加演讲者的备注。

（二）幻灯片浏览视图

在此视图下，按幻灯片序号顺序显示演示文稿中全部幻灯片的缩图，从而可以看到全部幻灯片连续变化的过程。在此视图下，还可以很容易地添加、删除和移动幻灯片，但是不能对个别幻灯片的内容进行编辑修改。

用幻灯片浏览视图可以给演示增加一些特殊效果，如添加切换效果，或者使用幻灯片浏览视图来移动、删除和复制幻灯片。在打印演示文稿时，还可以用浏览视图来检查各个幻灯片是否有不协调的地方。

（三）幻灯片放映视图

创建演示文稿，其目的是向观众放映和演示。创建者通常会采用各种动画方案、放映方式和幻灯片切换方式等手段，以提高放映效果。在“幻灯片放映”视图下不能对幻灯片进行编辑，若不满意幻灯片效果，必须切换到“普通”视图等其他视图下进行编辑修改。

只有切换到“幻灯片放映”视图，才能全屏放映演示文稿。方法是：在“幻灯片放映”选项卡中单击开始“放映幻灯片”组的“从头开始”命令按钮，就可以从演示文稿的第一张幻灯片开始放映，也可以选择“从当前幻灯片开始”命令，从当前幻灯片开始放映。另外，单击窗口底部“幻灯片放映”视图按钮，也可以从当前幻灯片开始放映。

（四）备注页视图

在“视图”选项卡中单击“备注页”命令按钮，进入“备注页”视图。在此视图下显示一张幻灯片及其下方的备注页。用户可以输入或编辑备注页的内容。

（五）阅读视图

在“视图”选项卡中单击“演示文稿视图”组的“阅读视图”按钮，切换到“阅读”视图。在“阅读”视图下，只保留幻灯片窗格、标题栏和状态栏，其他编辑功能被屏蔽，目的是幻灯片制作完成后的简单放映浏览。通常是从当前幻灯片开始放映，单击可以切换到下一张幻灯片，直到放映最后一张幻灯片后退出“阅读”视图。放映过程中随时可以按ESC键退出“阅读”视图，也可以单击状态栏右侧的其他视图按钮，退出“阅读”视图并切换到相应视图。

四、  PowerPoint 2016的保存操作

在幻灯片的制作过程中，应及时保存文件，以防丢失。

（一）保存新建演示文稿

新建的演示文稿，在未命名前，系统默认的名称是“演示文稿1”。选择“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框中，输入文稿名称，默认保存类型为“演示文稿”，选择保存路径，然后单击“保存”按钮。

（二）保存已有的演示文稿

单击“文件”菜单中的“保存”按钮，则按原文件名、原路径保存。

（三）以其它文件名或路径保存

选择“文件”菜单中的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“文件名”文本框中，输入文稿名称，然后单击“保存”按钮。

PowerPoint2016默认保存为PowerPoint演示文稿，文件格式为.pptx.若要以其它格式保存演示文稿，则单击“保存类型”下拉列表，选择所需文件格式。

五、 PowerPoint 2016的打开与退出操作

（一）打开PowerPoint 2016

打开已经存在的演示文稿，可以对其进行查看、编辑。

1.双击要打开的演示文稿（.pptx）

2.“文件”菜单下“打开”，选择要打开的演示文稿

3.“文件”菜单下“最近所用文件”，单击后可以打开最近打开过的演示文稿

（二）PowerPoint的退出，其与Word、Excel类似，退出PowerPoint 2016的常用操作有以下2种：

1．单击PowerPoint 2016窗口标题栏右端的“关闭”按钮。

2．在PowerPoint 2016是当前窗口时，按【Alt+F4】组合键。

在退出时，如果是创建的新文稿，或者对原有的文稿进行了修改，而没有保存过，那么PowerPoint 会弹出一个对话框，询问是否要保存当前的演示文稿，需要保存时单击“是”按钮，否则单击“否” 按钮，就退出PowerPoint 2016了。

六、  PowerPoint 2016的帮助

PowerPoint 2016有相当完善的帮助系统，可以选择“帮助”→“Microsoft Office PowerPoint帮助”命令，或者按【F1】键，在主窗口右侧会出现一个“PowerPoint帮助”任务窗格，在“搜索” 文本框中输入要查询的问题或者某个单词，单击文本框右侧“开始搜索”按钮，就会显示相关的帮助文档。在操作过程或使用中经常会出现异常的问题，此时最好的解决办法就是利用帮助系统。